Автор статьи: Александр Лаевский, руководитель арендной компании Беринапрокат
Мы продолжаем тему управленческого учёта, начатую в публикации «Вначале было сальдо». В этой статье я поделюсь теми критериями, которые рационально использовать при выборе платформы учёта для вашего бизнеса.
Как понять, что пора?
Вы трудитесь сутками, а ваш бизнес работает годами, обеспечивая стабильный cash flow и постоянную клиентскую базу. Но ФОТ и счета в начале каждого месяца сводят на нет прибыль предыдущего. Знакомая ситуация? Через этот «возрастной кризис» проходит любое предприятие, иногда не один раз за свою историю. Это верный признак того, что растущий масштаб операционной деятельности требует новых решений в области управленческого учёта. А если этот момент совпадает с ростом финансовой грамотности владельца компании ̶ поиск новой платформы становится неизбежным.
С чего начать?
В основе выбора платформы, конечно, лежит природа вашего бизнеса, сегмент в котором вы работаете. Ведь компания по аренде спецтехники значительно отличается от фирмы по организации праздников и по бухгалтерии, и по методикам и алгоритмам внутренних подсчётов. В первую очередь важно определиться с платформой, на которой создаются первичные документы бухучёта, поскольку в идеальном случае бухгалтерский и управленческий учёт должны быть интегрированы в единую автоматизированную систему.
Если ваш профиль ̶ спецтехника
На мой взгляд, это самый простой сегмент: ограниченное количество крупных единиц техники, несложный алгоритм аренды, необходимость ручного ввода цифровых показателей по стоимости затрат на содержание техники, зарплат персонала, закупок нематериальных активов и иных расходов. В случае со спецтехникой есть возможность автоматизировать уведомления по времени техобслуживания, например, по наработке моточасов в аренде. В этом случае я бы рекомендовал ориентировался на готовые проверенные временем онлайн системы, в которых уже внедрены всевозможные версии учета, взятые из реального бизнеса. Хорошим примером таких решений является TRANSBAZA.
Если ваш профиль ̶ СММ и прочие виды проката
Следующим по сложности идет учет большого количества мелких единиц, выдаваемых в аренду как поштучно, так и в комплекте. На это накладываются различные принятые в компании системы скидок и надбавок, расчета залогов в зависимости от индивидуальных условий, программы лояльности и иные субъективные условия. В основном это касается СММ, ивент-проката, кейтеринга и тому подобных сегментов. Алгоритм учёта в этом случае похож на решение интегральных уравнений со значительно большим количеством первичной документации и нагрузкой на бухгалтерию. Порядковый рост требований к учету складских остатков запчастей и расходников, трекинг соответствия реальности складских запасов исправной и неисправной техники, перемещение оборудования между складами и подразделениями, и прочие мелкие операции ̶ всё это в совокупности создаёт значительную дополнительную нагрузку на персонал. По моему опыту прошлых лет, для этого может подойти платформа «Учёт аренды и проката» .
А если нужно выбрать что-то одно?
У компаний, сочетающих работу с крупной техникой и СММ, возникает дилемма: остановиться свой выбор на онлайн-системе, или решении на основе платформы 1С. Чтобы получить обоснованную ясность в этом вопросе придётся произвести скрупулёзные подсчёты:
– стоимости лицензирования;
– затрат, связанных с выбором того или иного поставщика решения (не все дают «коробочные версии и предоставляют возможность использовать выделенный сервер);
– количества рабочих мест пользователей;
– затрат на переоборудование рабочих мест в случае несоответствия существующей компьютерной техники и периферии требованиям платформы;
– стоимости создания виртуальной архитектуры безопасности для защиты чувствительных данных (коммерческая тайна, взаиморасчеты с контрагентами и пр.) от посягательств злоумышленников.
Если подсчёт и сравнение затрат на реализацию с очевидностью не приводит к выбору того или иного решения, придётся произвести небольшой SWOT-анализ. И если графа «минусы» очень индивидуальна и напрямую зависит от конфигурации, масштабов и особенностей вашего бизнеса, то с выявлением плюсов я готов помочь на основе многолетнего опыта компании «Беринапрокат».
Плюсы онлайн-систем
- Формирование первичной документации на любом устройстве и в любом месте
- Масса готовых решений, алгоритмов, паттернов, из которых можно выбрать наиболее подходящие для вашего бизнеса
- Экономия на администраторах, разработчиках и дополнительном лицензировании
- Дополнительные встроенные сервисы (страхование, проверка контрагентов и другие)
- Безопасность обеспечивается поставщиком сервиса
- Интеграция с CRМ и 1С-Бухгалтерией
Плюсы программных пакетов
- Использование наиболее подходящей версии программы без привязки к её поставщику, с возможностью доработки под свои уникальные бизнес-процессы
- Создание индивидуальных отчетов, отсутствующих в стандартном решении
- Гибкая настройка системы учета в зависимости от потребностей и количества пользователей
- Дополнительная гарантия безопасности при хранении конфиденциальной информации внутри компании, а не на сторонних ресурсах
- Возможность интеграции с «1С-Бухгалтерией» и СRМ, автоматизации бизнес-процессов для уменьшения зависимости от человеческого фактора
Общие достоинства онлайн-решений и программных пакетов
- Возможность вести управленческий учет как в формате «основного договора», так и в режиме «заказа». (Профессионалы знают, что между этими двумя модусами огромная разница, но качественные платформы дают возможность переключения методики учета для каждого контрагента в отдельности).
- Стандартизированные печатные формы для обмена с контрагентами
- Наличие различных отчетов как виде графических, показывающих визуальные результаты, так и в виде «кросс-таблиц», дающих точное понимание в цифрах.
- Возможность интегрирования с СРМ системами для увеличения эффективности как работы с клиентами, так и результативностью сотрудников (пресловутый KPI)
- Наличие выделенных подразделений и возможность ведения учета по каждому подразделению в отдельности, и в процессе взаимодействия между ними.
Но, увы, есть и общие минусы, а, точнее, один главный: разработчики как правило не соглашаются на создание уникальных, адаптированных именно для вашего бизнеса решений. Предпринимателям и приходится довольствоваться тем, что уже создано, либо или ждать, когда их совокупность задач заинтересует разработчика. Именно это стало одной из причин, по которым мы в «Беринапрокат» отказались от 1С конфигурации учетап.РФ и обратились к индивидуальному разработчику.
Резюме
Путь осознанного выбора платформы управленческого учёта непрост и тернист, от ошибок на нём никто не застрахован. Пройдя его, вы столкнётесь с множеством приятных и неприятных открытий, способных изменить ваши представления о правилах ведения бизнеса, поменяв ваши убеждения с точностью до наоборот. Однако правильно выбранная и корректно внедрённая система, а также дальнейшая скрупулёзная работа с ней позволят не только исправить текущие недостатки, но и поднимут и ваш бизнес и ваши прибыли на новый уровень.
Добавить комментарий