Вначале было сальдо…

Автор статьи: Александр Лаевский, руководитель арендной компании Беринапрокат

Любой предприниматель, успешно преодолевший фазу самозанятости, выходит на стадию полноценного бизнеса и, впоследствии, стремится к его масштабированию. Вопреки расхожему мнению, этот этап предполагает не только мультипликацию складов, кратное увеличение арендного парка и количества сотрудников. В основе развития успеха лежит учёт, а, точнее, — два его вида: бухгалтерский и управленческий.

Бухгалтерский учет

На первый взгляд все очень просто: типовая конфигурация программного пакета «1С Бухгалтерия», как правило, удовлетворяет практически все потребности. Дальше дело за профессионализмом бухгалтера и щепетильностью менеджеров в сборе первичной документации. Бухгалтерия это прежде всего внимание к деталям и скрупулёзность, поэтому контроль требуется на каждом этапе. Иное дело  ̶  учёт управленческий…

Управленческий учет

Это зона ответственности капитанов бизнеса. Можно накупить горы инструмента и сотни единиц оборудования, нанять самых высокооплачиваемых менеджеров, но, если не организован качественный учет – деньги с высокой вероятностью начнут вылетать в трубу. А бизнес, на протяжении долгого времени демонстрирующий отрицательную доходность это верный путь к разорению. Что же можно сделать, чтобы этого не произошло? Попробуем пройти весь путь от простого к сложному.

Первый и простейший уровень: Excel из стандартного офисного пакета программ. Для небольших объёмов документооборота недавно открывшегося склада его будет вполне достаточно. Как и старенького ПК, подержанного кассового аппарата и банковского терминала подешевле  ̶  кто из нас не начинал с этого когда-то? Главное  ̶  в определённый момент на этом не остановиться.

Нам в «Беринапрокат» Экселя хватило на пару лет. Растущее количество случаев, в которых типовые решения уже не удовлетворяли условиям, в которые ставила нас реальная практика, вынудили искать других разработчиков.

Неизбежное увеличение документооборота, к сожалению, стимулирует развиваться далеко не всех предпринимателей. Качественный переход начинается с нарастания количественных изменений и в какой-то момент ваш Excel начинает создавать проблемы, а не решать их. На этом этапе развития бизнеса кто-то меняет старые десктопы на новые, обзаводится 27-дюймовыми мониторами, профессиональными принтерами и модными офисными креслами. Но рациональнее вместо новых офисных кондиционеров инвестировать в поиск и адаптацию программ управленческого учёта.

Помимо «универсальных» программных продуктов на рынке существует несколько типов разработчиков. Некоторые создают нетиповые конфигурации 1С под задачи клиента. Другие дополняют 1С системами CRM, используя как типовые amoCRM на Битрикс, так и полностью адаптированные под арендный бизнес решения. Такие, например, как уникальная цифровая платформа TRANSBAZA , объединяющая управление арендой, продажами, сервисом, финансами, CRM и интегрированная с 1С. Также, есть немногочисленные компании, которые разрабатывают полностью «самописные» программы с нуля.

В результате, у каждого из этих программных продуктов различные цели и задачи (хотя и пересекающиеся во многих случаях): товарные остатки, учёт затрат на содержание складов, учёт сотрудников, расходов на рекламу и прочих ежедневных трат, прогноз по доходам, баланс прибыли и убытков и многое-многое другое, как нужное, так и ненужное… И только учредитель, знающий свой бизнес как никто другой, в состоянии сказать, что на самом деле необходимо, а чем можно пренебречь.

Эволюция развития на определённом этапе привела «Беринапрокат» к 1С-разработчику Виктору Рыкову из пермской компании «Бизнес Плюс», с авторской программой «Учёт аренды и проката». Не могу сказать, что это реклама, так как программа подойдёт далеко не всем. Но в тот момент благодаря ей мы быстро перешли на новый уровень управленческого учета.

В целом, разработчиков можно разделить на тех, кто стремится создавать более типовые продукты, ориентируясь на усредненное большинство, и на «эксклюзивных», то есть создающих свой софт под каждую конкретную компанию.

В первом случае предлагаются общие решения, подходящие для большинства пользователей с широким набором модулей интеграции. Работая с подобными поставщиками решений, следует учитывать:

• охват аудитории,
• количество модулей интеграции сторонних сервисов,
• легкость инсталляции,
• уровень необходимой квалификация пользователей,
• готовность разработчика к оптимизации и поддержке своего программного продукта,
• собственные субъективные запросы.

Очень важным фактором сокращения ручного труда и снижения рисков ошибок, вызванных «человеческим фактором» является глубина автоматизации создания первичных бухгалтерских документов. Увы, опыт подсказывает, что очень немногие разработчики могут похвастаться этим. Также стоит обратить внимание на предлагаемое количество отчетов и гибкость настроек, а также на возможность заказать индивидуальный отчет у разработчика

Стоимость лицензии как самого продукта, так и платформ для него может показаться на начальном этапе необоснованно высокой. Поверьте, со временем эти инвестиции окупятся многократно, ведь при использовании пиратского софта и старого «железа» всегда есть риск коллапса всей системы в самый неподходящий момент.

Для продуктов второго типа разработчиков, создающих ПО под конкретную компанию, в английском языке есть хорошее слово tailored (от tailor  ̶  портной), то есть «сшитый на заказ, подогнанный по фигуре». Примерно этим и занимается настоящий профессиональный разработчик, берущийся создать программу управленческого учёта конкретно для вашей компании.

Через несколько лет мы перешли на следующий этап –  конфигурацию, разработанную исключительно под наши нужды. Это достаточно дорогое решение нужно очень немногим, эффект от него есть только если ваши задачи уникальны, и для них нет адекватных решений на сегодняшнем рынке ПО.

CRM

Определение CRM как «системы управления отношениями с клиентами» вряд ли способно в полной мере передать всё её функциональное многообразие. Тем не менее CRM-системы также относятся к управленческому учёту, позволяя снижать издержки в разы, ускорять обработку заявок и поднимать прибыль на десятки процентов.

Несколько лет назад мы в «Беринапрокат» попробовали внедрить CRM-систему от «Битрикс». В процессе практического применения стало ясно, что функционал 1С и «Битрикс» во многом схожи или пересекаются, хотя есть и некоторые отличия, например, в программных интерфейсах для различных сервисов, аналитике и прочих мелочах. В целом мы получили уникальный опыт, который привёл нас к разработке самостоятельного продукта конкретно под наши задачи. Так практика помогла нам получить ответы на собственные вопросы и конкретизировать свои потребности при постановке ТЗ для разработчиков.

Итоги и рекомендации

• Не стоит внедрять новые решения ради самого процесса внедрения: предпринимайте изменения либо, когда субъективно чувствуете, что пришло время, либо, когда объективно непонятно, куда исчезают деньги.
• Выбирайте разработчика IT- решений исходя из его опыта, количества пользователей, качества поддержки и возможности привлечения альтернативных специалистов в дальнейшем.
• «Скроенные на заказ» дорогие «самописные» решения нужны тогда, когда без стандартных решений совсем не обойтись. В выборе между типовым решением и индивидуальной разработкой, первое часто предпочтительнее: это избавит вас от многих потенциальных проблем и риска начинать всё с нуля.
• Применение «облачных» технологий в последние годы агрессивно пиарится и продвигается на рынок. При этом они абсолютно не являются панацеей: виртуальные хранилища «падают» так же, как и обычное «железо». Только скрупулёзный подсчёт и сравнение совокупной стоимости лицензий на ПО и аренды «облаков» в первом случае и лицензий плюс стоимости серверов во втором, сделанное профессионалом, помогут вам выбрать оптимальное решение IT-архитектуры вашего бизнеса.